Offentlighet och sekretess
Offentlighetsprincipen är en grundsten i vår svenska demokrati och regleras i våra grundlagar. Den innebär att myndigheternas verksamhet så långt som möjligt ska ske i öppna former. Därför är till exempel domstolsförhandlingar och riksdagens och kommunfullmäktiges sammanträden normalt offentliga.
En viktig del i offentlighetsprincipen är principen om handlingsoffentlighet som ger var och en rätt att få ta del av allmänna handlingar hos en myndighet och vanligtvis utan att behöva tala om varför eller vem man är.
Varför offentlighet?
Demokratin mår bra av att granskas. Kommunens offentliga maktutövning ska ske under insyn och kontroll. Insyn i kommunens verksamhet skapar garantier mot maktmissbruk och ger möjlighet att påverka. Insynen gör att du kan följa och granska hur den kommunala verksamheten sköts.
Offentlighetsprincipen innebär också att tjänstemän och andra som arbetar i staten eller kommunerna har meddelarfrihet, det vill säga att de har stor frihet att berätta vad de vet om ett ärende för massmedier och andra utomstående.
Handlingsoffentligheten – en del av offentlighetsprincipen
Handlingsoffentligheten regleras i 2 kap. 1 § tryckfrihetsförordningen där det står att "Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning ska varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar".
Vad är en allmän handling?
En handling innehåller information av något slag – det kan vara fråga om en text, ett fotografi, en film, en bandinspelning, e-post eller annan information som exempelvis har lagrats i en dator hos en myndighet.
För att en handling ska vara allmän krävs att den förvaras hos myndigheten och antingen har kommit in till myndigheten eller upprättats på myndigheten.
- Handlingar som kommit in till myndigheten från en utomstående och handlingar som skickats från myndigheten till en utomstående är alltid allmänna.
- Handlingar i ärenden som inte är avslutade hos myndigheten är ofta inte allmänna.
- Minnesanteckningar och utkast till beslut betraktas normalt inte som allmänna handlingar om de inte arkiveras då ärendet de hör till har slutbehandlats.upplysning ska varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar".
En allmän handling kan vara offentlig eller sekretessbelagd
Huvudregeln är att allmänna handlingar är offentliga – alla som vill ska kunna läsa, titta eller lyssna på dem.
Det finns vissa undantag från huvudregeln att allmänna handlingar är offentliga, men de är just undantag. Allmänna handlingar får bara hållas hemliga/sekretessbeläggas för att skydda följande intressen:
- rikets säkerhet eller dess förhållande till annan stat eller mellanfolklig organisation
- rikets centrala finanspolitik, penningpolitik eller valutapolitik
- myndigheters verksamhet för inspektion, kontroll eller annan tillsyn
- intresset att förebygga eller beivra brott
det allmännas ekonomiska intresse - skyddet för enskilds personliga eller ekonomiska förhållanden
- intresset att bevara djur- eller växtart.
- Allmänna handlingar som ofta är sekretessbelagda i en kommun är handlingar inom socialtjänsten och handlingar som rör pågående upphandlingar.
Var finns kommunens handlingar?
Handlingar i ett pågående ärende finns oftast hos kommunens handläggare. När ärendet slutbehandlats sparar kommunen sina handlingar i ett arkiv. Varje förvaltning/enhet arkiverar handlingarna i sitt närarkiv under ett antal år innan de lämnas över till kommunarkivet.
Alla handlingar som sparats i arkivet är allmänna handlingar. För att kunna hitta i arkivet har man en lista över alla handlingar, en arkivförteckning. Många handlingar registreras också i kommunens diarium eller ärendehanteringssystem. Kommunens diarium är offentligt så att alla får titta i det.
Hur gör man för att ta del av en allmän handling?
Vill du läsa en allmän handling vänder du dig till den myndighet som förvarar handlingen. På kommunens hemsida finns information om vilka nämnder och förvaltningar som finns i kommunen och vilka ansvarsområden de har. Vill du till exempel ta del av handlingar i ett bygglovsärende så vänder du dig till miljö- och stadsbyggnadskontoret. Du kan skriva av handlingarna eller be att få kopior som du tar med dig hem.
Du behöver inte tala om vem du är när du vill läsa allmänna handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill läsa handlingarna. Det får ingen fråga dig om.
Du kan också skriva eller ringa till kommunen och tala om vilka handlingar du vill ha. Då skickar de kopior till dig, med vanlig post. I vissa fall kan kommunen skicka handlingar via e-post, men du kan inte kräva att få handlingarna med e-post.
Kommunen har rätt att ta betalt för kopiorna av de allmänna handlingarna.
Vissa allmänna handlingar kan du läsa på kommunens webbplats
På kommunens webbplats kan kommuninvånarna ta del av sammanträdeshandlingar och beslut som fattas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och övriga kommunala nämnder.
Om du inte får ta del av en allmän handling
Kommunen kan neka dig att få ta del av hela eller delar av en allmän handling om den innehåller sekretessbelagd information. Du kan då begära att myndigheten fattar ett avslagsbeslut som du kan överklaga. Kommunen är skyldig att motivera sitt beslut samt skicka med en överklagandehänvisning där det står till vem och inom vilken tid du kan överklaga.
Tycker du att det tar för lång tid att få ta del av en allmän handling kan du klaga hos riksdagens ombudsmän – JO.
Justitieombudsmannen/Riksdagens ombudsmän - JO
Mer information finns i lagstiftningen
Vill du veta mer om offentlighet och sekretess så kan du läsa andra kapitlet tryckfrihetsförordningen (1949:105), yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469) offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) och personuppgiftslagen (1998:204). Lagtexterna kan du hitta på biblioteket eller på regeringens webbsida.